‘Ik kom tijd tekort’ is een veelgehoorde klacht. En toch zijn er ook mensen die hier weinig tot geen last van hebben, terwijl we allemaal dezelfde 24 uur hebben. Hoe kan dat toch?
Waarom heb je tijd tekort?
Tijd tekort? Dit kan meerdere oorzaken hebben:
- Je neemt te veel hooi op je vork en denkt dat alles heel snel af is.
- Je werkt niet efficiënt genoeg en doet heel lang over dingen, terwijl het veel sneller kan.
- Je werkt niet effectief en je doet heel veel dingen die je eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.
- Je laat je te veel afleiden en werkt niet gefocust.
Over punt 4 hebben het het in deze blog. De andere punten komen in andere blogs aan bod.
Tijd tekort? Werk met meer focus
Een belangrijke oorzaak van tijd tekort is werken met te weinig focus. Vooral het wisselen van focus kost namelijk veel tijd en inspanning.
Je kent vast wel de uitspraak dat het zo’n 20 minuten duurt voordat je weer geconcentreerd aan een taak kunt werken als je even afgeleid bent.
Ik heb hier geen onderzoek naar gedaan, maar ik weet wel dat het wisselen van focus heel veel inspanning en, ja, ‘focus’ kost. Dat moet je dus zoveel mogelijk proberen te voorkomen.
1. Deel je taken op in blokken
De eerste tip om beter te focussen op je taken is door in blokken te werken. Blok bijvoorbeeld 2 uur voor een specifieke taak.
Is je taak veel groter dan 2 uur? Knip het dan op in kleinere stukjes. Bij bijvoorbeeld het maken van onze cursus die eraan komt, kunnen we niet de hele cursus in 2 uur maken.
Maar ik kan in 2 uur wel de inhoudsopgave maken die als basis dient om de cursus daarna stap voor stap te schrijven.
Het kan soms best lastig zijn om dit goed in te schatten. Hoe weet je nou hoe lang je met een taak bezig bent? En hoeveel je kunt doen in een bepaalde tijd?
Als je hier meer over wilt leren raad ik je aan om zeker even ons cursus plannen te bekijken. Daarin leer je exact hoe je dit goed en effectief kunt doen.
2. Werk offline
Heb je vaak tijd tekort? Zet alles even uit, werk offline en focus je op je taak. Zorg dat er geen mailtjes binnenstromen en zet je telefoon op vliegtuigmodus zodat je niet uit je focus en flow wordt gehaald.
Elke keer dat je afgeleid raakt zorgt voor ontzettend veel ‘verloren’ energie. Onze hersenen vinden de hele tijd switchen van onderwerp namelijk geen pretje. En dat vreet letterlijk energie.
3. Zorg voor een hoog energieniveau
Zorg dat je een hoog energieniveau hebt als je begint aan je taak. Door een laag energieniveau is het moeilijk om gefocust te werken en heb je sneller kans op tijd tekort.
Het heeft weinig zin om je planning zo te maken dat je gefocust wilt werken in de dip van de dag.
Ik heb zelf altijd na de lunch (hoe licht ik ook eet) een dip. Dan kan ik dus beter geen inspannende focusblokken om 13:30 inplannen.
Zelf kan ik na het avondeten in een ontzettend fijne flow terechtkomen en superveel doen in een paar uur. Liz daarentegen heeft juist ‘s ochtends veel energie. Dit is bij iedereen anders.
4. Breng rust in je hoofd
Heb je het nog te druk in je hoofd en denk je aan van alles (behalve aan je taak)? Dan kan het helpen om even 5 minuten te mediteren voordat je aan een focusblok begint, zodat je weer rust in je hoofd krijgt.
Ook kun je visualiseren hoe het eindresultaat er na die 2 uur uitziet. Zo werk je uiteindelijk sneller en heb je minder kans op tijd tekort.
Lees ook: Slow living: langzamer leven in deze drukke wereld [+ 25 concrete tips]
5. Neem genoeg pauzes
En als je dan in de flow zit, zorg dan wel voor dat je op een gegeven moment op tijd stopt om even pauze te nemen. Ook het juiste moment voor pauzes is voor iedereen weer anders.
Zelf ga ik ‘s avonds soms zo lekker dat ik tot diep in de nacht door kan gaan. De keerzijde is wel dat ik de dag erna vaak helemaal niet meer productief ben. Ik ga te laat slapen, heb veel te lang achter een beeldscherm gezet en kan daardoor niet goed meer ontspannen.
Zoek dus altijd de balans in je focusmomenten en zorg ervoor dat je jezelf niet helemaal leeg trekt. Morgen is er weer een dag.
En je kan beter continu gebalanceerd werken aan je taken, als zijnde een marathon, dan allerlei korte en uitputtende sprintjes nemen die veel meer energie vreten.