Een planning maken. Iedereen doet het, bewust of onbewust. Maar hoe maak je een planning die je rust en vrijheid geeft in plaats van stress?
Het grootste probleem van een planning maken
Je herkent het vast wel..
Het is maandagochtend en je hebt volop energie om een nieuwe week te beginnen. Je maakt een uitgebreide planning en gaat knallen!
Het is vrijdagmiddag. Plompverloren kijk je naar je planning en vooral naar wat je niet hebt doorgestreept. Alweer niet gelukt..
Dit voorbeeld typeert de 2 meest voorkomende problemen bij een planning maken:
- Ze zijn niet haalbaar
- Ze worden nooit bijgewerkt
In beide gevallen klopt na een paar dagen of weken niets meer van de planning en is er geen motivatie meer om een volgende uit te werken. Het resultaat? Chaos en stress.
Dit vind je vast ook interessant: Rust in je hoofd? Leer beter plannen!
Planning maken? 3 tips voor de perfecte planning die écht overzicht geeft
1. Bepaal je prioriteiten
Rome is niet in 1 dag gebouwd (nee, echt niet). Een planning begin je vaak met een overzicht van alles wat je nog moet doen. Stap 1 is deze lijst met taken erbij pakken en in kaart brengen wat de prioriteiten en deadlines zijn.
Zet de to-do’s in volgorde van belangrijk naar minder belangrijk. Bepaal daarnaast wanneer sommige acties écht af moeten zijn. Is er een deadline aan verbonden? Zet dat er dan bij en zet de deadline ook in je agenda.
Lees ook: Doelgericht werken in 4 stappen – zo haal je wél al jouw doelen
2. Wees realistisch
Zorg er verder voor dat je agenda up-to-date is. Staan al je afspraken erin? Heb je tijd ingepland voor dingen als sporten en tijd voor jezelf?
Focusblokken
Dan is de basis gelegd. Vervolgens kun je de ‘lege plekken’ gaan invullen met blokken om aan je taken te werken. Dit noem ik ook wel focusblokken. Noteer bij elk blok welke taken je gaat oppakken. Zorg dat dit concrete en actie-geformuleerde zinnen zijn zodat je precies weet wat je moet doen. Dus niet ‘website’, maar ‘homepage maken voor mijn nieuwe website’.
Belangrijk: noteer ook hoe lang je hier mee bezig denkt te zijn. (En vermenigvuldig dat in het begin met 1,5; we zijn namelijk geneigd om onszelf nogal eens te overschatten).
Planning maken? Wees reëel
Vul op deze manier al je to-do’s in. Maar wees wel reëel, wat betreft het inschatten van de duur van een taak maar ook wat betreft de hoeveelheid focusuren op een dag. Niemand kan 20 uur productief werken per dag. (En degenen die zeggen dat wel te kunnen rekenen sporten, eten en ontspannen ook mee als werken, for sure 😉).
Uitloopblokken
Houd tot slot ‘uitloop’-blokken vrij in je agenda, zodat je ruimte hebt om in te lopen. Wees niet te zuinig met de tijd als je jouw acties gaat inplannen. Je kunt beter te ruim inplannen dan te krap, zodat je ruimte overhoudt om in te lopen.
Het is veel fijner als je taken kunt wegstrepen dan als er aan het einde van de dag nog van alles open staat. Dit geeft lucht in je agenda én voldoening. En als je wel goed hebt ingeschat en niet te veel bent afgeleid, heb je lekker ‘vrij’ 🙂
Lees ook: Doelen behalen? Dit zijn 5 hardnekkige saboteurs
3. Reflecteer en review je planning regelmatig
Het heeft geen zin om een planning maken voor de komende maand of het komende jaar en er vervolgens niet meer naar om te kijken. Deze planning is dan over een paar weken gegarandeerd verouderd.
Het leven is onvoorspelbaar, daar moet je je planning voortdurend op aanpassen. Soms zijn taken ineens overbodig geworden, die kunnen dus weg. Of er zijn taken met hoge prioriteit tussen gekomen die even voorrang moeten krijgen.
Plan dus in je agenda iedere week even een moment om je planning te herzien. Welke taken heb je niet kunnen afronden en moet je meenemen naar volgende week? Dit kun je herhalen aan het einde van de maand, maar trek het dan breder. Wat ging goed? Wat ging minder goed? En wat kun je doen om dat te verbeteren?
Zelf heb ik op het gebied van planning maken, productiviteit en het creëren van helderheid en overzicht in mijn leven (en daarmee meer vrijheid) heel veel gehad aan het boek Getting Things Done van David Allen. Deze wil ik je dan ook zeker meegeven als tip: