Efficiënter werken, hoe doe je dat? In dit artikel neem ik je mee in de zes stappen die ik toepas om efficiënter te werken en meer gedaan te krijgen (in minder tijd).
Efficiënter werken in 6 stappen
1. Bereid je werk voor
Als je gaat zitten om aan een taak te beginnen, is niets zo vervelend als je nog van alles bij elkaar moeten zoeken. Dit vormt vaak een drempel om daadwerkelijk te starten.
Bereid je werk daarom goed voor. Zodra je aan die taak kunt beginnen, kun je dan direct ‘produceren’ en hoef je niet meer na te denken over wat er precies moet gebeuren.
Dit kun je bijvoorbeeld de avond van tevoren doen. Ga ‘s avonds even zitten om te bekijken welke taken er voor de volgende dag op de planning staan en leg daar het nodige voor klaar.
Of neem ‘s ochtends een half uurtje de tijd om je planning door te nemen en wat dingen op een rijtje te zetten, zodat je daarna ongestoord door kunt werken.
Eerstvolgende actie-principe
Het is heel handig als je hierbij het eerstvolgende actie-principe hanteert. Stop je met een taak om er later weer mee verder te gaan? Bepaal dan wat de eerstvolgende actie is. Wat is de volgende stap die je moet nemen?
Zo kom je de volgende keer dat je aan die taak gaat werken snel in de flow en loop je niet vast op een te hoge drempel.
Bijvoorbeeld: je bent bezig met het schrijven van een blogartikel die je de volgende keer wilt afronden. Dan kan de eerstvolgende taak het zoeken van passend beeldmateriaal zijn. Of het doornemen van het artikel op spelfouten.
2. Stel een tijdslimiet
Efficiënter werken? Stel een tijdslimiet voor een taak in. Zo leg je wat druk bij jezelf, waardoor je minder snel afleiding zoekt tijdens het werken aan die taak. De tijd tikt gewoon door.
Bijvoorbeeld: deze blog moet ik schrijven in 1 uur. Dan zet ik dus een wekker voor over een uur. Heb ik de blog dan niet af? Dan zet ik hem natuurlijk niet alsnog online, maar maak ik het na het uur af of op een ander moment.
Een komende ‘deadline’ zorgt er vaak voor dat je het binnen die tijd ook daadwerkelijk af krijgt. Maar wees wel reëel. Je mag wat druk leggen bij jezelf, maar het moet wel haalbaar zijn.
Misschien is dit ook wat voor jou: Rust in je hoofd? Leer beter plannen!
3. Minimaliseer afleiding
Tja, afleiding. Of je nu thuis werkt (hallo spelende buurkinderen) of op kantoor (hallo gezellige collega’s), afleiding kun je niet vaak voorkomen.
Maar je kunt wel voorkomen dat het veel invloed op je heeft! Voor ongewenste geluiden bestaat een simpele oplossing: zet een grote koptelefoon op. Zo kun je efficiënter werken met zo min mogelijk afleiding.
Zelf vind ik het fijn om een koptelefoon met noise cancelling op te zetten met binaural beats van Meditation Moments op de achtergrond.
Zorg er daarnaast ook voor dat je niet door ‘jezelf’ afgeleid wordt. Dat wil zeggen: zet alles uit wat je uit kunt zetten als je echt even gefocust wilt werken. Notificaties van je mail, sociale media, pop-ups.. Een soort digitale detox tijdens het werken.
Binaural beats zijn speciale geluidstracks die twee tonen laten horen met verschillende geluidsfrequenties. Door een koptelefoon op te zetten hoor je in elk oor één toon. Je hersenen maken van het verschil tussen deze twee tonen een derde toon die invloed heeft op je brein. Zo zijn binaural beats tussen 8 en 12 hertz perfect voor focus, concentratie en efficiënter werken.
4. Doe 1 ding tegelijk
Wil je efficiënter werken, dan is het belangrijk dat je niet te veel wisselt tussen taken. Doe 1 ding tegelijk!
Voor de mannen onder ons is dit waarschijnlijk al meer dan eens bewezen, maar ook voor de dames is multitasken niet ideaal.
Elke keer dat je wisselt van taak kost je dat focuspunten. Je begint een taak met een x-aantal focuspunten. En hoe meer je wisselt, hoe sneller die focuspunten zullen dalen.
Daarom is de tip hierboven ook zo belangrijk. Ook afleiding zorgt ervoor dat je focuspunten (gigantisch) dalen. En dat is zonde!
Ook interessant om te lezen: Werk efficiënter én bespaar tijd met de 80-20 regel
5. Werk volgens een planning
Belangrijk voor efficiënter werken: gebruik een planning. Of je dit nu digitaal doet of op papier, dat maakt niet uit. Het is belangrijk dat je weet wat er gedaan moet om je doel(en) te bereiken.
Zonder planning rommel je vaak maar een beetje wat aan. Je kunt dan snel het gevoel hebben dat je druk bezig bent (met misschien wel allerlei onbelangrijke projecten), zonder dat je écht een stap verder komt.
Misschien heb je al gezien dat we zelf een planner hebben gemaakt (de gratis planner kun je hier downloaden) waarmee je heel gemakkelijk doelen kunt stellen en bijbehorende taken kunt indelen per maand, week en dag.
Deze vinden wij zelf heel fijn om te gebruiken, maar elke andere planner is geschikt!
6. Efficiënter werken? Wees niet te perfectionistisch
En dan als laatste een hele moeilijke: wees niet te perfectionistisch.
We hebben hier bijna allemaal (weleens) last van. We willen vaak het beste van onszelf laten zien en gaan door om dit te bereiken. Het kan toch beter? Mooier? Sterker?
Maar wil je efficiënter werken en meer gedaan krijgen in minder tijd, dan is het belangrijk dat je altijd het doel van je taak goed voor ogen houdt.
Wat wil je bijvoorbeeld bereiken met de webpagina die je aan het maken bent? En maakt het dan uit dat je 30 minuten van je kostbare tijd besteedt aan de kleur van dat ene knopje?
Soms is ‘goed genoeg’ beter dan ‘perfect’.